ALV 2010
Algemene Ledenvergadering THOF Running Maasland 2010.
Datum: donderdag 11 februari 2009
Aanwezig: 41 leden en het bestuur, bestaande uit Paul de Koning (voorzitter), Ronald van Mil (penningmeester) en Vera Emmerig (secretaris).
Notulen: Sandra van Dongen-Haring
1. Opening, mededelingen en ingekomen stukken
Paul opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom.
De vergadering wordt gehouden in het gebouw van de Schietvereniging Maasland aangezien de Pynas niet beschikbaar was.
De secretaris heeft één ingekomen stuk ontvangen van Adri Kalkman. Dit stuk zal later in de vergadering worden besproken.
2. Vaststelling van notulen ALV 12 februari 2009
De notulen van de ALV 2009 hebben helaas niet ter inzage op de site gestaan.
Paul neemt de notulen punt voor punt met de aanwezigen door waarbij de mogelijkheid bestaat om te reageren.
Met betrekking tot de kascommissie wordt medegedeeld dat Rob van der Hak zijn lidmaatschap heeft opgezegd. In verband hiermede is Henriëtte Wierda aangetreden als lid van de kascommisie. Het andere lid is Werner Korpershoek.
Er zijn geen bezwaren en de notulen worden vastgesteld.
3. Jaarverslag 2009 door secretaris
Vera leest het jaarverslag voor dat onder de aanwezigen is uitgedeeld. Alle gebeurtenissen van het afgelopen jaar komen aan bod. Paul vraagt de vergadering of iemand wellicht nog iets mist, maar een reactie blijft uit. Het jaarverslag wordt vastgesteld.
4. Financieel jaarverslag 2009 door penningmeester
De jaarrekening 2009 is gekopieerd en uitgedeeld. Ronald geeft een toelichting op de jaarrekening en constateert dat het jaar 2009 werd afgesloten met een positief saldo.
Er worden geen vragen gesteld.
5. Verslag door kascommissie 2009
Zoals eerder vanavond medegedeeld bestaat de kascommissie dit jaar uit Werner Korpershoek en Henriëtte Wierda. Henriëtte Wierda neemt het woord. Alles zag er goed uit. Namens de kascommissie informeert zij naar de aansprakelijkheidsverzekering die in de begroting voorkomt. Wat is dit voor verzekering en moet deze nog worden aangehouden? Paul antwoordt dat het hier een aansprakelijkheidsverzekering betreft die loopt bij Univé. Deze verzekering is niet bedoeld voor evenementen (dan is de organisatie aansprakelijk) maar beperkt zich tot gebeurtenissen die leiden tot schade tijdens de reguliere trainingen. Paul noemt een aantal voorbeelden en geeft aan dat deze verzekering echt nog nodig is. Henriëtte vraagt of er sprake is van een eigen risico. Paul belooft dit na te gaan en terug te koppelen naar de kascommissie.
De kascommissie heeft verder geen opmerkingen en gaat akkoord.
6. Vaststelling van financiën
Nadat de kascommissie haar goedkeuring heeft gegeven wordt de jaarrekening vastgesteld.
Werner Korpershoek geeft aan dat hijzelf nog één jaar in de kascommissie zal blijven en Henriëtte Wierda nog twee jaar. Zo kan het normale schema weer worden vervolgd, wat betekent dat ieder jaar één lid aftreedt en een ander lid toetreedt.
Tenslotte informeert Paul nog of de kascommissie in 2010 eerder bij de financien betrokken zou willen worden. Zowel Werner Korpershoek als Henriëtte Wierda vinden dit niet nodig.
7. Begroting verenigingsjaar 2010
Ook de begroting voor 2010 ligt op de tafels. Ronald licht een aantal punten uit:
- de eigen bijdrage voor Etten Leur is dit jaar iets hoger dan vorig jaar.
- er zal dit jaar geen trainingsweekend worden georganiseerd.
- er wordt wel een feest georganiseerd in verband met het 15-jarig bestaan van Thof.
Jacqueline merkt op dat er geen eigen bijdrag is opgenomen voor de Thof Triathlon. Ronald antwoordt dat er dit jaar geen bijbehorende barbecue zal zijn in verband met het Thof feest.
Matti geeft aan het hier niet mee eens te zijn aangezien de barbecue vorig jaar een groot succes was.
Jacqueline informeert of partners en kinderen welkom zijn op het Thof feest. Paul geeft aan dat er in 2010 geen evenement zal wijn waarbij partners en kinderen mee kunnen. Er volgt een korte discussie waaraan Paul een einde maakt en meedeelt dat hij later in de vergadering het woord hierover aan Burt wil geven.
Arthur merkt op dat begroting 2010 minder leden telt dan jaarrekening 2009. Ronald geeft aan dat dit te maken heeft met de startersgroep die veel nieuwe leden heeft opgeleverd maar waarvan er inmiddels ook weer veel zijn afgehaakt.
Op de vraag van Hans van Veen of het de bedoeling is dat actief nieuwe leden woden geworven antwoordt Ronald dat dit niet het geval is. Paul beaamt dit en constateert dat een ledenaantal tussen de 180 en 200 een natuurlijk evenwicht is.
Daisy vraagt naar de kosten van de website en merkt op dat het mogelijk is daar juist geld mee te verdienen door middel van advertenties. De vergadering is het erover eens dat advertenties hinderlijk zijn op de site, dat de doelgroep te beperkt is en dat het geen noodzaak is. Paul merkt nog op dat het voor Ron als webmaster ook leuk moet blijven.
Jacqueline vraagt zich nog af of de trainingskosten niet te laag zijn ten opzichte van vorig jaar. Ronald antwoordt dat aantal trainers dit jaar begroot is op 8, vorig jaar op 9. Vervolgens geeft Jacqueline aan dat de kosten voor het Thof feest wel erg hoog zijn ten opzichte van de trainingskosten. Ronald antwoordt dat de begroting van het feest een sluitpost is en dat het bedrag in verhouding is met het feest van 10 jaar Thof.
Wanneer er geen vragen meer zijn wordt de begroting vastgesteld.
8. Bestuurswissel
Zoals stond aangekondigd in de agenda is Ronald als peningmeester aftredend en tevens herkiesbaar. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. Ronald geeft aan het erg leuk te vinden in het bestuur en blij te zijn dat Paul heeft besloten nog een jaartje door te gaan.
Vervolgens geeft Ronald het woord aan Wout . Wout heeft een korte toespraak voorbereid voor Paul en na afloop ontvangt Paul een kado namens alle leden, een GPS horloge en natuurlijk bloemen.
9. Pauze
10. Plan(nen) 2010 van commissies:
Paul (namens trainersgilde):
De trainers hebben één keer per kwartaal overleg. Er wordt geevalueerd en vooruitgekeken. Dit jaar zijn er geen bijzondere wijzigingen op komst. Plan is wel om wat meer techniek in de trainingen te brengen. In het voorjaar wordt hiermee begonnen. Dennis geeft een korte toelichting. Hij zal de trainers instrueren. Paul spoort de leden aan om actief mee te doen.
Ron Veldhoen informeert of er al eens contact is geweest met AV Waterweg over eventueel gebruik van hun atletiekbaan door Thof. Het bestuur zal zich hierover buigen.
Arthur (namens PR-commissie):
De PR-commissie heeft een betrekkelijk rustig jaar gehad. De site is doorontwikkeld. Er is voor een nieuwe provider gekozen. Ook is er een nieuwe harde schijf.
Het komende jaar wordt uiteraard drukker met het jubileumfeest . Hierover wil Arthur nog niet te veel prijsgeven. De aftrap zal worden gegeven op 11 maart.
Jacqueline Nell vraagt of er wel eens naar de cijfers wordt gekeken. Hierop antwoordt Arthur bevestigend. Naar aanleiding van deze cijfer worden rubrieken verwijderd of juist gehandhaafd.
Lyzette (namens Oaseloop-commissie):
Angeli de Koning is als commissielid toegetreden als vervangster van Margret Breeman. Ze ontvangt de Thof cap.
Lyzette meldt dat het vinden van vrijwilligers een probleem is en blijft. Paul vraagt hier aandacht voor en doet direct een oproep. Verschillende handen gaan omhoog en de eerste vrijwilligers zijn bij deze aangemeld.
Roel (namens Thof-evenement-commissie):
Roel blikt terug op het afgelopen jaar waarin twee evenementen werden georganiseerd, te weten de Dropping en Etten Leur. Beide evenementen waren een succes. Ook het diner na Etten Leur was voor herhaling vatbaar. De commissie is dan ook van plan in 2010 geen wijzigingen aan te brengen. Roel roept nog meer leden op mee te gaan naar Etten Leur.
Matti Paping oppert dat in de training wellicht kan worden toegewerkt naar Etten Leur. Paul zal dit in het trainersoverleg meenemen.
Burt (TSS- en Triathlon-commissie):
Burt meldt dat de triathlon is gepland op 26 juni. Het viel niet mee een datum te prikken doordat de zomermaanden overvol zijn met activiteiten. Er wordt kort overlegd en vervolgens wordt de 26ste juni als datum voor de triathlon vastgesteld.
De TSS-commissie is uitgebreid met Linda Lansbergen. Een aanwinst volgens Burt. De Super Serie zelf wordt ook wat nieuw leven ingeblazen. Er worden dit jaar 4 wedstrijden gehouden, twee vóór de grote vakantie en twee erna. Op het strand, in het bos, op vlak terrein en met hindernissen.
De commissie is nog aan het brainstormen over een leuke manier om wat meer deelnemers te trekken.
Kees (Midden-Delfland halve marathon):
Kees kan melden dat de organisatie rond is. Dit jaar kan worden gekozen voor zowel een halve als een kwart marathon. Kees vraagt, net als Lyzette, aandacht voor vrijwilligers. Hierop volgt een korte discusse. Ook de verkeersregelaarscursus wordt besproken. Jacqueline Nell stelt voor om te proberen de verkeersregelaarscursus op een trainingsavond te organiseren in de sporthal speciaal voor alle Thof leden. Op dit voorstel wordt enthousiast gereageerd. Fred Louter heeft het idee om ieder lid verplicht te stellen per jaar aan 2 evenementen naar keuze mee te werken. Het bestuur gaat met deze ideeën aan de slag.
Er wordt geen verslag gedaan over de activiteiten rond de Mont Venthof. In verband met het Thof feest komt het trainingsweekend dit jaar te vervallen, dus ook hierover geen mededelingen.
11. Vaststelling activiteitenkalender 2010
Ronald neemt de onder de leden uitgedeelde kalender door. Naast echte Thof activiteiten worden ook activiteiten genoemd waarbij veel Thoffers actief zijn. Ronald noemt de data van de Thof Super Serie: 27 april, 22 juni, 24 augustus en 17 september.
Vervolgens geeft Ronald een korte toelichting op de activiteit op 29 mei: Geen Nacht zo donker of het wordt weer licht.
De datum van het jubileumfeest is nog niet exact bekend.
Paul vraagt aan de vergadering of er op de kalender nog iets ontbreekt.
Jacqueline Nell mist de Twente Marathon. Arthur Davidse mist de Ekiden.
Met deze aanvullingen wordt de activiteitenkalender vastgesteld.
12. Feestcommissie wegens 15-jarig bestaan Thof Running Maasland
Paul memoreert het vorige lustrumfeest dat zeer geslaagd was. Aangezien Ronald namens het bestuur plaats heeft in de feestcommissie krijgt Ronald het woord.
Het idee voor het 15-jarig lustrum feest is een feestavond met een sportief element. Er is inmiddels een feestcommissie gevormd. Wout neemt deel namens de pr-commissie en Trudy Regout, Kees Langelaan en Cindy de Haas hebben als leden hun medewerking toegezegd. Jacqueline Nell en Nico Haring nemen de organisatie van het evenement voor hun rekening.
Op een vraag van Ellen Bartels antwoordt Ronald dat het feest zowel 's middags als 's avonds zal zijn.
De PR-commissie gaat zich richten op de inleiding. Ronald raadt de leden aan de site goed in de gaten te houden.
13. Behandeling ingekomen stukken
Adri Kalkman heeft aangegeven dat zij vindt dat er meer aandacht moet zijn voor zieken en zowel licht als zwaar geblesseerden. Matti Paping deelt mede hier inmiddels met Adri Kalkman over te hebben gesproken en hij heeft aan haar voorgesteld dit samen met haar aan te pakken. Er volgt een korte discussie over hoe hier invulling aan te geven. Aandacht op de website bijvoorbeeld of per groep de zieken/geblesseerden in de gaten houden.
Het bestuur geeft aan graag te willen kijken naar een uitgewerkt plan.
Dennis maakt van de gelegenheid gebruik aandacht te vragen voor de praktijk waar hij sinds kort werkzaam is. Deze praktijk heet Hofland Van Geest sportbegeleiding en is gevestigd te Naaldwijk.
14. Rondvraag
Kees maakt gebruik van de rondvraag en laat weten dat hij op de site de rubriek mist waarin wordt vermeld welke leden hebben opgezegd en welke leden zich hebben aangemeld. Paul antwoordt dat het een bewuste keuze is van het bestuur om alleen de aanmeldingen te vermelden. Een ieder heeft hier zo zijn eigen mening over. Paul vraagt de aanwezigen of er bezwaar is tegen deze keuze. Er worden geen bezwaren geuit.
15. Sluiting
Paul dankt de aanwezigen voor zijn of haar inbreng en sluit de vergadering